Jak na udržitelný event? Eventová manažerka odhaluje, co dělá event skutečně udržitelným a čeho se naopak vyvarovat

Udržitelnost a cirkulární principy se postupně prolínají do firemních procesů i strategií, ať už z dobrovolné iniciativy firem nebo z důvodu povinné legislativy. Na udržitelné principy by však firmy neměly zapomenout ani při pořádání eventů, ať už se jedná o velké konference a festivaly nebo třeba firemní večírek. Co dělá event udržitelným? Na co se při snaze uspořádat udržitelnou akci zaměřit a čeho se naopak vyvarovat? To vše vysvětluje ředitelka eventového oddělení CIRA Advisory, Eva Šálková, a to na konkrétním příkladu mezinárodní konference #CIC2022: Evropa proti informačnímu chaosu a Mezinárodním strojírenském veletrhu.

Z rozhovoru se dozvíte zejména:

• Co vlastně dělá udržitelný event udržitelným.
• Čeho se při pořádání udržitelných eventů vyvarovat.
• Proč by se měly firmy zajímat o udržitelnost eventů.
• Jak měřit udržitelnost eventů.
• Jaké trendy a vývoj lze v oblasti udržitelných eventů dále očekávat.
• A to vše s konkrétními příklady udržitelných eventů.

Kdo je Eva Šálková?

Eva Šálková se věnuje event managementu a projektovému řízení již přes jedenáct let. Své zkušenosti nasbírala jak na straně agentury, tak klienta. Tři roky působila v zahraničí, kde se také poprvé setkala s pojmem udržitelných eventů. V posledních letech měla na starosti hlavně tvorbu eventových strategií pro různé firmy a jejich komplexní zastřešení včetně exekuce, komunikace a eventového marketingu. V CIRAA Eva vede eventové oddělení, kde se kromě strategií věnuje zejména cirkulárním a odborným eventům a jejich rozvoji.

Firmy hledají způsob, jak snížit ekologickou stopu svých eventů

I eventy mohou být cestou, jak dostát svým firemním závazkům v oblasti udržitelnosti. V tomto ohledu se na naše eventové oddělení obrací firmy, které by rády svůj večírek nebo konferenci uspořádaly s co nejnižší ekologickou stopou a v rámci principů cirkulární ekonomiky. Ze strany firem zaznívají k udržitelným eventům mnohdy podobné dotazy, a proto jsme se rozhodli na toto téma vyzpovídat naši eventovou expertku Evu Šálkovou, která vám odhalí, co obnáší přípravy udržitelných akcí.

Evi, prozradíš nám, co jsou to vlastně udržitelné eventy?

Pro mě je to jednoznačně event, kde se na udržitelnost myslí už od začátku, od samotné fáze plánování, přes realizaci a následné vyhodnocení. Je to takový event, kde sama udržitelnost je jeho záměrem, a promítá se tak do všech prvků plánování, a to včetně posouzení dodavatelů, které budeme pro event potřebovat, nebo zamyšlení se nad tím, jak můžeme věci, které jsme na event použili, po skončení akce znovu využít.. 

Co musí takový event splňovat, abychom ho mohli označit jako udržitelný?

Udržitelné akce jsou hodně o ověřování, prověřování, třeba právě dodavatelů a všeho, co se na akci chystáme použít. Cílem je pak nejnižší dopad eventu na životní prostředí. Udržitelné akce mohou mít ale kromě environmentálních i spoustu sociálních aspektů a benefitů. Můžeme třeba podpořit pracovní místa v regionu, zapojit do pořádání akce sociální podniky, budovat takto komunitu v dané oblasti nebo v rámci oboru.

Pak si myslím, že silnými motivátory pro pořádání udržitelných akcí jsou pro firmy i finanční a energetické úspory. Udržitelný event je způsobem, jak efektivně nakládat se zdroji. Materiál, který jsme již jednou zakoupili na nějakou předchozí akci, můžeme použít opakovaně, jen je potřeba na to myslet již při jeho pořizování.

Ráda bych upozornila na to, že pokud po akci vysázím 100 stromů, tak to neznamená, že se jedná o 100 % uhlíkově neutrální akci. V tomto případě se nejedná o udržitelnou akci, ale o greenwashing.

Ze strany firem, které by chtěly uspořádat udržitelný event, prý padají mnohdy podobné a opakující se dotazy. S jakými otázkami se ze strany klientů tedy setkáváš nejčastěji?

Jednoznačně jedna z prvních otázek je, zda to nebude příliš drahé a složité. A pak jestli se to bude lidem líbit. K tomu říkám, že udržitelnost může naopak organizování akcí zlevnit. Jedná se především o úspory, o znovu použití věcí, které už máme, nebo třeba domluva barterové spolupráce. Spoustu věcí nemusíme na event kupovat, ale můžeme si je třeba půjčit.

Co se týká složitosti takových akcí, tak tam doporučuji vyhnout se metodám pokus a omyl a obrátit se rovnou na zkušeného koordinátora, který na sebe převezme organizování eventu. Klienti se tím vyhnou tomu, aby naletěli na různé greenwashingové praktiky, kterých je dnes plno.

A zda se to bude lidem líbit, to je samozřejmě otázka vkusu, mně se udržitelné akce líbí a jiné už ani neděláme. Důležitá je v tomto ohledu komunikace eventu. Je potřeba lidem vysvětlit, že udržitelnost na akci je vlastně benefit. Lidi na udržitelnost dnes velmi slyší a láká je to. Právě proto to pojímáme jako způsob vzdělávání o udržitelnosti v rámci eventu, nejčastěji nějakou hravou formou.

Když zmiňuješ metodu pokus omyl, jakých nejčastějších prohřešků se firmy ve snaze uspořádat udržitelný event mnohdy dopouštějí?

Jako nevětší prohřešek v tomto ohledu mi přijde, že je to nezkušenost firem s organizováním  udržitelných akcí a pak to, že si nedají na vše dostatek času. Pak nestíhají, a to nemusí dopadnout dobře. Doporučuji tedy hlavně začít se vším včas, mít připravený tým a jasně vědět, čeho chci vlastně dosáhnout. Dobré je mít nějakého zkušeného koordinátora, který s akcí pomůže.

V tomto ohledu jdou do toho některé firmy opravdu po hlavě, chtějí hned, aby na akci bylo úplně všechno udržitelné a pak udělají spoustu chyb. Třeba to, že si neověřují dodavatele, věří všemu, co jim dodavatel řekne a už se po tom více nepídí. Opravdu apeluji, že je potřeba vše předem promyslet. Co chci, jak to udělám, kde to nakoupím, ale i co s tím udělám po skončení akce.

Evi, napadá tě z poslední doby nějaký event, který bys uvedla jako vzorový z pohledu udržitelnosti?

Z akcí CIRAA z poslední doby bych uvedla mezinárodní konferenci #CIC2022: Evropa proti informačnímu chaosu. Tam se nám povedla spousta hezkých udržitelných řešení. Třeba jsme měli půjčené visačky na krk, a to v rámci partnerství s danou firmou, která nám visačky půjčila formou barteru za uvedení jejich proma na akci. Nemuseli jsme tedy nic kupovat. To je taky hezký příklad toho, jak se dá na uspořádání udržitelného eventu ušetřit. V rámci cateringu jsme pak nepoužili nic jednorázového. A zbytky jídla si mohli vzít účastníci domů :).

Hodně jsme také minimalizovali tiskoviny na akci a místo toho jsme použili QR kódy s infem na webu. Když už jsme přeci jenom museli něco tisknout, tak jsme použili recyklovaný papír s certifikátem. Zbytky tiskovin a papíru jsem pak po akci nesla do školky, kde si na ně mohou děti dále malovat, nebo z nich mohou něco vyrobit, vystříhat.

Pro samotnou akci jsme pak zvolili místo konání v centru města, aby se všichni účastníci mohli dostavit pěšky nebo MHD. K tomu jsme účastníky před akcí přímo vyzvali. A doporučovali jsme jim také hotely, kde víme, že dbají na zásady udržitelnosti.

Z dřívějších akcí pak ráda uvádím cirkulární expozici na Mezinárodním strojírenském veletrhu v Brně, kterou jsme realizovali společně s Institutem Cirkulární Ekonomiky v roce 2019. Jednalo se o týdenní akci, jejíž součástí byla i konference s názvem Český hotspot. My jsme zařizovali stánky pro cirkulární expozici i pro tuto tematickou konferenci, a to doslova se vším všudy, stánky jsme budovali úplně od základů.

Pro konstrukci stánků jsme zvolili flexibilní moduly od KOMA Modular, celou expozici jsme pak na místo dovezli na autě na CNG pohon od Ronyenvi. A abychom snížili uhlíkovou stopu dopravy, tak se toto auto na CNG pohon stalo také součástí expozice na veletrhu. Tím jsme ušetřili cestu zpět do depa a pak zase po veletrhu cestu do Brna pro vyzvednutí stánku.

Zařízení stánku a dekorace jsme si pak zapůjčili. Například Plastia nám poskytla všechny květiny i vermikompostér. Vše, co jsme na stánku spotřebovali, jsme tak mohli rovnou kompostovat a vermikompostér se stal i edukativním prvkem pro návštěvníky veletrhu.

Namísto jednorázového nádobí jsme zároveň nakoupili vše potřebné na IKEA a po veletrhu jsme nádobí převezli do naší nové kanceláře, kterou jsme si v té době zařizovali. Odmítli jsme také na stánku podávat nápoje z jednorázových plastových lahví a kelímků, ale domluvili jsme se s Mattoni na zpětném odběru skleněných lahví jejich minerálních vod. A všechny kolegy a zúčastněné partnery jsme přemluvili, ať dojedou na veletrh spolujízdou nebo vlakem.

Dá se udržitelnost eventů měřit?

Evi, firmy často zajímá, jestli se dá udržitelnost eventů měřit. Jde to i u eventů?

Určitě si pro každý event můžeme stanovit konkrétní měřitelné cíle, které slouží pak pro porovnání mezi jednotlivými akcemi nebo v čase. Mezi takové metriky může patřit třeba snížení množství odpadu, který na akci vznikne, jaký je podíl směsného a recyklovaného odpadu z akce, jak se podařilo ušetřit vodu, ale jde měřit třeba i uhlíková stopa celého eventu. Dále mě napadá třeba minimalizace zbytků jídla nebo procentuální poměr rostlinné a živočišné stravy. A samozřejmě ušetřené materiály jako papír, dekorace apod.

Evi, proč by se měly firmy vlastně o udržitelné akce zajímat? Co firmy na udržitelných eventech oslovuje?

Z mého pohledu bude o udržitelné eventy mezi firmami stále větší zájem a jednou to bude i nutnost. A to třeba kvůli legislativě a ESG, ale i legislativě budoucí, která se teprve připravuje. Udržitelné eventy jsou zároveň způsobem, jak šířit povědomí o udržitelnosti a jak o tomto tématu vzdělávat.

Pro firmy je to pak samozřejmě dobré PR navenek, ale i dovnitř firmy mezi zaměstnance. Především pro mladou generaci je důležité vědět, že jejich firma má udržitelnou strategii a že tyto závazky aktivně dodržuje.

Z pohledu dalších firem na trhu pak může být udržitelný event inspirací i pro ostatní firmy. Firma, která uspořádá udržitelný event, může být v tomto průkopníkem. A to může samozřejmě zlepšit i její image. I petrolejová firma může své eventy uspořádat udržitelně. Je lepší alespoň část byznys aktivit dělat udržitelně, pokud vám základ podnikání zatím nedovoluje být více eko-friendly :).

A co já mám úplně nejradši - firma může efektivně nakládat se svými zdroji. Napadá mě příklad v podobě květin, které jsme zakoupili v květnících, abychom je po akci mohli přemístit do kanceláře firmy a pak je zase použít na další akci, kterou firma plánuje.

A jaký myslíš, že bude v oboru eventů vývoj do budoucna?

V tomto si myslím, že bude firmy v pořádání udržitelných akcí stále více tlačit povinná legislativa, ale i finanční důvody. A velký posun pak vidím do budoucna v technologiích. Trend je v digitalizaci. Právě technologickou stránku eventů hodně posunul covid, kdy se spousta eventů přesunula do online prostoru. Řada řečníků ze zahraničí, kteří by sem museli na akci dojet nebo přiletět, se teď může připojit online. To hodně snižuje ekologickou stopu dopravy.

Ale pozor, i technologie mají ekologický dopad, protože se samozřejmě musí nabít, taky se nějak vyrobily a to má taky nějaký dopad. Napadá mě příklad jedné akce, kde bylo pro účastníky k dispozici na 150 tabletů, aby si vše mohli zaznamenávat elektronicky. Ale jen nabít ty tablety mělo takovou obrovskou spotřebu elektřiny, že ta akce měla horší dopad, než kdyby si všichni dělali poznámky na papír nebo dostali online záznam z konference.

A když se vrátím k těm trendům, tak bych určitě zmínila i nové materiály a jejich opakované použití, šetrnější způsoby tisku nebo třeba lokální jídlo a potraviny.

Chystáte se pořádat konferenci nebo firemní večírek a chtěli byste, aby akce proběhla co nejvíce udržitelně? Kontaktujte naši eventovou konzultantku Evu, která vám poradí, jak takovou akci pojmout.